over 2 years ago

距離上一次發表文章已經是快要三個月前了。Rails Pacific 2014 也在上週末順利落幕,終於可以坐下來好好寫一篇文章了。

Rails Pacific 這一次的真是超乎預期無比的成功。結束的時候講者和參加者還開始抱怨「太意猶未盡了,怎麼只有兩天而已,好短」,下一次應該來辦個三天還是五天(?)雖然聽了很開心,但是光是兩天的 Conf 就已經能把人搞死。

所以下次(2015)應該還是會只有兩天。但是會考慮增加 After Party 團體出遊的可能性。

為什麼要籌辦這樣一個 Rails 亞洲年會?

其實大部分的原因,我已經寫在當初這篇舉辦的初衷裡面了。這幾年我時常出國,參加國外的 Conference 來衝擊自己視野。

坦白說外國講者與本地講者真的實力有相當大的差距,不管是講題挑選,議題深度,解題角度都是非常不同的。社群朋友 Bruce Li 在今年跟我去過一次 RailsConf 2014後,整個人就有相當大的成長。

參加外國 Conf 是對技術開發者本身很好的投資,但像去一次 RailsConf,旅費是相當驚人的,一次就要差不多 10 萬台幣左右。不是一般 Developer 都能這樣投資。(Bruce 說他存了兩年...)

我就在想。既然要飛出去太貴,但何不把整組講者搬到台灣呢?

所以最後我們就真的這樣幹!不惜血本的去邀請了十個亞洲地區的超一流國際講者來台灣。
(全國際講者。這好像是沒多少人幹的瘋狂舉動。)

時間和場地

這次的時間是刻意安排的,之前幾個亞洲地區的舉辦人就有聊到,大家應該把舉辦時間拉近一點,這樣講者比較好邀,機票錢也比較省。

所以時間就比較無恥的排在 Rubykaigi 後一週的 9/26, 9/27。很多不願意飛那麼遠過來的美國講者,就會「願意」順便飛過來。

而這次被稱讚「極盡霸氣」的場地「張榮發基金會國際會議中心」,其實是個意外的巧合。因為這兩天是個超熱門的日子,因為我們打算又辦 Conf 又辦 Workshop,在這個日子能符合的熱門場地不多,然後很不巧的都在我要下訂前一天或前三十分鐘被訂走。這個會議場地是我在絕望之餘,上網搜尋出的第一個還有空而且符合預算的選項。(而且非常空....XD)

我們之前根本不知道這個場地如此的完美、霸氣以及巧合。(場地一樓大廳就是超大的鄭和船,五樓是海事博物館,跟 Rails "Pacific" 極度切題)。我想辦在這裏一切就是天意吧。(場勘照片)

十樓 Workshop 打開窗戶就是正對總統府的 View

然後 Workshop 講者都玩起了對景福門的縮時攝影

食物

食物不用說一向是我的「超級」強項。因為我一向擔任公司的伙委。我對於食物的標準就是「一定要豪氣而且吃的爽」。所以菜單裡面很扯的會有「碳烤牛排」「醉雞」「清蒸深海比目魚」這種鬼東西。(一個人的餐費接近 600 元,外燴廠商還覺得我們叫太多菜了)

不過美中不足的一點小插曲是,因為我們在 Conf 前公佈了菜單,導致票又突然賣了十幾張。原本食物準備了大約 1.3 倍左右。因為人數爆增,然後大家又因為太好吃樣樣都夾,結果食物就變成「剛好夠」「所以吃的不太爽」 Orz

這是下次應該要考慮到的變數 XD

Wifi

我第一次簽約時,場勘還可以。而且場地宣稱有 100M 雙向光纖。本來算是放心。但還是有申請了中華電信一條 60M 備用。但是前一天場測的時候,現場狀況很不好,源頭 Router 乎快忽慢。於是我們就把原本的備案拿出來用。

因為我們之前有多次籌備 Rails Workshop 的經驗。Workshop 成敗很大的一個因素就是現場網路穩定度,過去我們測出來是一顆 Airport Express 可以撐 50-60 人的 session 分量打全場這樣。之前就有買了三顆給三個 Workshop 用。在第一天 Workshop 結束後的下午,我們把三顆 Airport Express 拆到主演講廳當 Repeater 串聯「擋看看」。

結果網路竟然無比的順暢。

講者 Prem 還稱讚這是他去過那麼多次國際 Conf,第一次用到網路是這麼順暢的,而且還是用蘋果 Solution硬幹的 XDDD

(如果你的 Conf 小於 200 人,下次可以試看看這樣惡搞看看)

售票與贊助

售票

票價採取了國際 Conf(接近)公定價:5000-7500。這是國際上一般 Conf 的價錢。不過因為但跟本地的票價有非常大的落差。為了讓參加者能夠有物有所值的感覺,所以第一天安排了 Workshop(因為通常一個 Workshop 差不多就是這個錢了)。

贊助

這次真的特別感謝 Tealeaf AcacdemyFaria Systems 兩位老闆 Kevin 和 Theo,第一時間聽到我要辦 Conf,就直接大方贊助(兩間公司就有21萬)。讓我們贊助部分省力不少。而且能夠把 Conf 內容加碼辦得更棒。

有人問為什麼我們贊助商列表沒有想像的長。這要特別一提的是,因為這次本來就打算這次就是要辦爽的,最多我個人可以多負擔到 30 萬。(因為講者預算拉了一下就要 30 萬)。所以在租場地、安排食物、買東西上,都是預算拉了 OK 就直接買,沒有在「節省」的。(我真的想知道辦一次這樣不可能的 Conf 到底要花多少錢,你可以覺得我是瘋子)

而當初是算了一下贊助拉到三十幾萬就可以幾乎不賠太多錢。於是當一次談完這兩間廠商確定經費夠用後,我們就不繼續跑了。(因為安排贊助商的後續 plan 也很累的,拉太多甚至會搞爆議程)

而當然最後讓人震驚的是,這樣霸氣的惡搞竟然預算還沒被執行完,於是 After Party 就決定加碼改去吃高級海鮮燒烤吃到飽 + 生啤酒喝到飽。(那時候估包一個酒吧大概要 5 萬,但是我手上還剩20萬沒花完,就豪氣一點決定包一個海鮮燒烤酒吧震撼一下!反正也才多 3-4 萬 XDDDD)

Panel Discussion

這次 Conf 有兩場 Panel:「Refactoring」與「Becoming senior developer」。

Panel Discussion 應該可以說這次 Conf 的大冷門了,幾乎每份會後問卷都是 「Panel Discussion 太精彩了。你們怎麼會想出要辦這種東西?」「這次時間實在太短了,意猶未盡。可不可以下次時間延長一倍之類的」「可以的話,我想看他們一直吵下去不要停」。

其實當中的秘辛是...因為第一天下午辦 Workshop,但早上不知道要幹嘛,所以「Panel Discussion」是殺時間用的....XDDDDD

我在外國參加 RailsConf時,Panel Discussion 是我很喜愛的一個環節,RailsConf 有一次就是 Rails Core Panel discussion。原本這種活動可能一般人會覺得很無聊,但是要是與談人是一堆大神的話,那麼這種等級的對話可能會變得非常有趣,而且大神互嗆的內容還可以讓旁聽者學到超多東西。(這些內容通常是不會在 Slides 裡看到的)

所以這次安排議程時,我也想要有這個環節,所以加上去。但效果實在好到令人稱奇。

(這次也要感謝兩位主持人 KennethMark,事先跟講者來回對過幾次問題,才有這麼完美的表現。)

收支

收入部分

  • 門票部分:~42 萬
  • 贊助部分:~31.5 萬

支出部分

  • 場租:10.5 萬 ( 1.5 天劇場型場地 + 3 * 0.5 教室場地)
  • 講者機票:12 萬
  • 講者住宿:14 萬 (神旺飯店 4900* 3+)
  • 講者接送:0.6 萬 (計程車 + Uber )
  • Before Party:4.3 萬 (神旺飯店 2F 潮品集,套餐與港點)
  • After Party:8.8 萬 (好客高空酒吧海鮮燒烤吃到飽 + 生啤酒喝到飽)
  • 兩天食物(含早茶與茶點):6.6 萬 (飛仕蘭)
  • 大會錄影(優惠價)
  • 現場網路:0.6 萬 (中華電信 60M 光纖)
  • 雜支(網路設備,印刷,立牌,T-Shirt,臨時器材租用...etc.)約 4.5 萬

總支出大約是 67 萬上下。

老實說 Conf 辦到一半我們也很訝異這樣的數字(特別是還剩錢)。因為以往去其他 Conf,很多內容都是相當將就,食物吃不飽,演講聽租公家機關,但聽主辦者說可能還是會辦到差一點虧錢。於是我們就覺得這次根本就是惡搞亂花錢,鐵虧一屁股,虧個少於30萬就是萬幸了。結果像我們什麼東西都是一路霸氣到底,竟然還是至少有剩 5-6 萬 =_=。

實在讓我太吃驚了 Orz

其他心得

  • 這次讓工作人員很 Proud 是,蠻多講者和參加者都稱讚這是他們參加過最好的 Conf,Great & Very well-organized,第一次辦 Conf 能辦到這種程度真是很厲害。(而且這次一半以上講者都是該國的 Organizer,要讓他們講出這種話有難度)。(而且他們還偷問我們這麼誇張的 After Party,到底是需要花多少錢 XDDDDD)
  • 聽到 well-organized 蠻心虛的就是了。因為八卦是:到Conf前一個禮拜我們都還在擔心會不會大爆炸,印刷品包括識別證和T-Shirt都是Conf 舉辦前一天才「應該會寄到」。立牌差一點開天窗。場地找了好久才定案。飯店差一點訂到出包。etc.etc....所以這次也實在太出乎籌辦組自己的意料了!
  • 原來真的會有人看菜單來報名吃飯,多了十幾張票,害我們原本食物準備應該是夠的,結果差一點不夠。
  • 張榮發的服務超級無敵好,景觀與設備非常霸氣!推薦!
  • 參加者受到非常多國外講者帶來的知識與視野衝擊(這正是我們想做到的)。
  • 因為好幾個講者都在研討會上提到 ActionView 設計不合理的問題,於是會後講者決定跨國合作重寫這部分,會在 Rails 5 釋出。(真是讓人激動 & 與有榮焉)
  • 這次因為宣布到開辦,只有三個月的時間,又是第一次辦,所以宣傳和 Update 沒有做得很好。不過因為第一次搞這麼大已經做出口碑了(據說下次日本要組一個大團來參加下一屆)。所以下屆在高雄應該會搞得更盛大。
  • Panel Discussion 幾乎所有人的意見都是要增長,並且場次增加。
  • Workshop 很有收獲,但希望增加初學者場。

官方照片

https://www.flickr.com/photos/railspacific

官方錄影

我們有僱用攝影師,45 天後會釋出 Confreaks-like 版本。

不過會眾有槍版可以擋著先( https://www.youtube.com/playlist?list=PLvRovXx4tzas8CQtAKC5VeZpjPO7SH-uk ),但缺 Panel 的部分。

致謝

工作人員

這次我要感謝最多的是 Taipei Rails Meetup 社群當地的支援。這次的工作人員有:

  • xdite (籌劃,付錢,挑食物,拉贊助,簽所有的名)
  • 小蟹 (網路、雜務、導遊、拉贊助)
  • Kenneth (與所有講者的溝通往來,主持人)
  • Sdlong (食物大隊長)
  • Mark(主持人、導遊)
  • Bruce (Workshop 大隊長)
  • 鴨七(Workshop 組與講者邀請)
  • Walter (簽到工作人員)
  • Ruddy & Eugene (簽到工作人員)

(都是社群常客)

特別是 Kenneth,它包了幾乎所有講者的往來郵件與擔綱主持人的工作。有跟講者打過交道的就知道這是巨痛苦的工作,沒有他的大力幫忙可能 Conf 就開超大洞...Orz

贊助商

這次也要感謝所有贊助商的幫忙。有一些參加者稱讚我們這次 5000 塊的門票,真是「物,超,所,值」。但真實的情形,不是物超所值。而是每個人的成本根本就超過 5000 元啊 XDDDD 多的部分都是贊助商出的。特別是這些贊助商都是一聽說台灣要辦這樣的 Conf,二話不說馬上贊助。真的是超級義氣的!

參加者

還要感謝所有的參加者,Conf 門票是很真的很貴。也感謝大家願意相信主辦方,能夠捧場這樣的研討會。希望你們在這樣的 Conf 都有 Gain Something。

另外要 update 一下。(以免有參加者漏掉了我們的會後信)

我們打算送出明年的 10 張 RailsPacific 門票,資格是:

下一次的 RailsPacific 2015

下一次的 RailsPacific,是 2015 的 9 月,而且會是辦在「高雄」。

我們希望比這次辦得還要盛大,歡迎大家再度參加!

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